Közös beérkező mappa

A közös beérkező mappában (Unified Inbox) fut össze minden SMS- és WhatsApp-beszélgetés. Egy képernyő, két csatorna, mindenki, akivel valaha üzenetet váltottál, így a napi válaszokat anélkül dolgozhatod fel, hogy kapcsolattartói adatlapok között ugrálnál. Ide érkezik az időpont-visszaigazolás, a rendeléssel kapcsolatos kérdés és a leiratkozást kérő STOP is, már a megfelelő kapcsolattartóhoz rendelve. A funkció a Pro része, és legalább egy bekapcsolt üzenetküldő csatorna kell hozzá (Üzenetküldés áttekintése).

Megnyitás

Nyisd meg a FluentCRM → Üzenetküldés → Beérkező menüpontot.

A képernyő felépítése

A beérkező mappa balról jobbra három panelből áll: a beszélgetések listája, a megnyitott szál és a mögötte álló kapcsolattartó.

Beszélgetéslista

A lista a legutóbbi aktivitás szerint rendez, legfrissebb elöl. Egy sor megmutatja, kivel van a beszélgetés, mikor mozdult utoljára, és az utolsó üzenet előnézetét. Az avatar kis jelvénye jelzi a csatornát: zöld a WhatsApp, kék az SMS. Piros figyelmeztető ikon jelzi, ha a beszélgetés utolsó üzenetét nem sikerült elküldeni.

A lista szűkítése:

• Beszélgetések keresése: név, telefonszám vagy e-mail-cím alapján.
• Összes / SMS / WhatsApp: egy csatornát vagy mindkettőt mutatja.
• Csak olvasatlanok: elrejti, amire már válaszoltál.

A lista 50 beszélgetést tölt be egyszerre, lefelé görgetve jön a következő 50, így a régi beszélgetések is elérhetők. A keresés és a szűrők közben is érvényesek. A 20 másodpercenként ismétlődő automatikus frissítés csak a lista tetejét frissíti, ezért nem ugrik vissza, és nem veszíti el a már legörgetett régebbi sorokat.

A keresőmező melletti + gomb új beszélgetést indít, akár egy olyan számmal is, amely nincs a CRM-ben.

A szál

A középső panel maga a beszélgetés, a legrégebbitől a legújabbig, napok szerint tagolva. A te üzeneteid az egyik oldalon, a kapcsolattartóéi a másikon állnak.

Minden elküldött üzenet mutatja a kézbesítési állapotát. Ha egy üzenet nem ment el, a szál a helyén jelzi, és megmondja az okát is. A WhatsApp leggyakoribb hibája például:

No template selected and the contact has not messaged within 24 hours. Meta only accepts template messages outside that window. Select an approved template for this campaign.

Ez azt jelenti, hogy nincs kijelölt sablon, és a kapcsolattartó 24 órán belül nem írt, a Meta pedig ezen az ablakon kívül csak sablonüzenetet fogad.

A 24 órás szabály (csak WhatsApp): amikor egy kapcsolattartó ír neked, 24 órás ablak nyílik, és ezalatt bármilyen szabad szöveggel válaszolhatsz. Minden újabb üzenete újraindítja az ablakot. Ha az ablak bezárul, csak jóváhagyott sablon jut el hozzá. Az SMS-nél nincs ilyen szabály, bármikor válaszolhatsz.

Ha az ablak bezárult, használd a szál fejlécében lévő Sablon küldése gombot. A FluentCRM a zárolt ablakról szóló értesítésen is felkínálja ugyanezt a gombot.

Kapcsolattartói panel

A jobb oldali panel azt mutatja, kivel beszélsz: név, e-mail-cím, telefonszám, a beszélgetés csatornája és a hozzájárulási állapot azon a csatornán. Az állapotot itt a legördülőből közvetlenül átállíthatod.

Alatta a listák és címkék helyben szerkeszthetők, így azonnal megcímkézheted azt, akiről a beszélgetés kiderít valami hasznosat. Az aktivitás összegzés az üzenetek számát és az utolsó aktivitás idejét mutatja.

Válaszolás

Írj az üzenetíróba a szál alján, és küldd el. Két dolgot érdemes tudni:

• Az Enter új sort ír, a Ctrl+Enter (Macen Cmd+Enter) küld. A többsoros válasz itt a megszokott, ezért a billentyűk a legtöbb csevegőalkalmazással ellentétesen működnek.
• A WhatsApp-szálakban formázósáv jelenik meg félkövérhez, dőlthöz, áthúzotthoz és egyszóközű betűhöz. Ez azokat az egyszerű jeleket szúrja be, amelyeket a WhatsApp maga is értelmez (*félkövér*, _dőlt_, ~áthúzott~), így a címzett telefonján pontosan azt látja, amit te.

A beérkező mappa a lap nyitva tartása alatt 20 másodpercenként magától frissül, az új válaszok újratöltés nélkül megjelennek.

Új beszélgetés indítása

A keresőmező melletti + gombbal olyannal is kezdhetsz beszélgetést, akivel még nincs, akár olyan számmal is, amely nincs a kapcsolattartóid között.

1. Írj be egy telefonszámot a keresőbe. A FluentCRM kilistázza a számra illő meglévő beszélgetéseket és kapcsolattartókat.
2. Ha a szám új, külön megjelenik Nincs a kapcsolattartóid között jelöléssel. Így is kiválaszthatod, és írhatsz neki.
3. Válaszd ki az SMS vagy a WhatsApp csatornát.
4. Írd meg az első üzenetet.

A szokásos szabályok érvényesek: a rendszer ellenőrzi a hozzájárulást, és a 24 órás ablakon kívüli WhatsApp-üzenethez jóváhagyott sablon kell.

Üzenetek ismeretlen számokról

Bárki írhat az üzleti számodra anélkül, hogy a CRM-ben szerepelne. A FluentCRM ezeket nem dobja el: a beszélgetés a szokott módon megnyílik, a kapcsolattartói panel pedig Nincs a kapcsolattartóid között feliratot mutat.

Ha érdemes megtartani az illetőt, kattints a panel Kapcsolattartó létrehozása gombjára. A FluentCRM előtölti a telefonszámot, létrehozza a kapcsolattartót, és hozzákapcsolja a már meglévő beszélgetést, így az eddigi előzmény megmarad.

Lásd még

• Az Üzenet lap a kapcsolattartó adatlapján
• Üzenetküldés áttekintése