Outlook Naptár és Microsoft Teams: kétirányú szinkron

Egy vásárló lefoglal egy konzultációt, és az időpont magától megjelenik a munkavállaló Outlook Naptárában. Másnap reggel a munkavállaló áthúzza délutánra, az Amelia pedig átütemezi az időpontot, és elküldi a vásárlónak az átütemezési értesítést, anélkül hogy bárki megnyitná az Amelia háttérfelületét.

Ez a kétirányú szinkron: az Amelia beírja az időpontokat és az eseményeket az Outlook Naptárba, és az ott végzett áthelyezés vagy törlés frissíti a foglalást az Ameliában. Közben az Outlook Foglalt eseményei lezárják az időt az Ameliában, így nem jön létre dupla foglalás.

Ha a munkavállaló Outlookhoz van kötve, és a szolgáltatás online megbeszélésre van állítva, az Amelia Microsoft Teams-linket is készít az időpontokhoz, és beteszi az Outlook Naptár eseménybe és a vásárlói értesítésekbe.

Az integráció a Standard, Pro és Elite licencben érhető el. Az Azure a Microsoft nyilvános felhőplatformja, amelyen az Outlook Naptár és a Microsoft Teams integráció alkalmazásai kezelhetők. A belépéshez használhatsz meglévő outlook.com, office365.com vagy hotmail.com fiókot.

Az integráció bekapcsolása

1. Nyisd meg az Amelia → Funkciók és integrációk → Integrációk oldalt.
2. Kapcsold be az Outlook Calendar és Microsoft Teams integrációt.
3. Kattints a Beállítás gombra, és az Általános lapon hozd létre a fő kapcsolatot.

A fő kapcsolatot adminisztrátornak kell létrehoznia, mert csak az adminisztrátor éri el a Funkciók és integrációk részt. A bekötés lépéseit az Outlook Naptár: csatlakozás Microsoft-fiókkal fejezet írja le.

A munkavállalók az Integrációk lapjukon már látják az Outlook Naptárat, de amíg az adminisztrátor nem hozta létre a fő kapcsolatot, nem tudják bekötni a naptárukat. Ha az adminisztrátor csatlakoztatott egy Outlook-fiókot, bármelyik naptárhoz hozzárendelheti a munkavállalókat. A munkavállalók a saját Outlook-fiókjukat is bekötik a munkavállalói felületen vagy a WordPress-fiókjukon keresztül, kivéve ha az adminisztrátor már hozzárendelt nekik naptárat.

Ha az adminisztrátor céges Outlook-fiókot köt be, és központilag akar naptárakat kiosztani, a fióknak minden munkavállalóhoz külön naptárat kell tartalmaznia. Ilyenkor a munkavállalók nem köthetik be a saját személyes naptárukat.

A munkavállalók bekötéséről részletesen az Outlook Naptár: munkavállalók bekötése fejezet szól.

Mit csinál az integráció?

Az integráció összeköti az Amelia foglalásait minden munkavállaló Outlook Naptárával, így a munkavállalók ott kezelhetik a napjukat, ahol amúgy is dolgoznak, az Amelia pedig pontos marad a vásárlók számára.

• Foglalások beírása az Outlook Naptárba. Az új időpontok és események magától megjelennek munkavállalónként egy kiválasztott naptárban.
• Változások visszaírása az Ameliába. Az Amelia-bejegyzés áthelyezése vagy törlése az Outlookban frissíti a foglalást az Ameliában, és elküldi a megfelelő értesítéseket.
• Idősávok lezárása. Legfeljebb 6 kiválasztott naptár Foglalt eseményei kiveszik az időt a rendelkezésre állásból az Ameliában.
• Microsoft Teams-linkek. Ha az online megbeszélés be van kapcsolva egy szolgáltatásnál, minden időpont egyedi Teams-linket kap.

A foglalások, a vásárlók és a fizetések mérvadó forrása az Amelia marad. Az Outlook egy második hely, ahol a munkavállalók átütemezhetik vagy elutasíthatják a foglalásokat.

Az Amelia az eseményeket munkavállalónként egy kiválasztott naptárban hozza létre, de a foglalt időpontok észleléséhez több csatlakoztatott naptárat is használhat.

Hogyan működik a kétirányú szinkron?

A kétirányú szinkron azokra a bejegyzésekre vonatkozik, amelyeket az Amelia a munkavállaló kiválasztott naptárában hozott létre. Az Amelia az új és módosított foglalásokat elküldi az Outlook Naptárba, és ha a munkavállaló áthelyez, átméretez vagy töröl egy ilyen bejegyzést, az Amelia a változást a foglaláson is végrehajtja. A közvetlenül az Outlookban létrehozott bejegyzésekből soha nem lesz Amelia-foglalás, csak akkor zárják le az időt, ha ez a beállítás be van kapcsolva.

A kétirányú szinkron a Bejelentkezés a Microsofttal módszerrel és a haladó Azure-beállítással is működik, és nincs külön bekapcsolandó beállítás.

Mi történik, ha egy időpontot módosítanak az Outlookban?

• Áthelyezés. Az időpontot az Amelia az új dátumra és időpontra ütemezi át, és elküldi az Átütemezett értesítéseket, ha be vannak kapcsolva.
• Rövidítés vagy hosszabbítás. Az időpont időtartama az Ameliában is megváltozik.
• Törlés. A teljes időpont Elutasított állapotú lesz. Csoportos időpontnál ez minden vásárló foglalását elutasítja az adott időpontban, és mindegyikük megkapja az Elutasított értesítést, ha be van kapcsolva. Az idősáv újra foglalható lesz.

Az Amelia nem ellenőrzi az Outlookban végzett módosításokat. A munkavállaló áthelyezheti az időpontot szabadnapra, munkaidőn kívülre vagy egy másik időponttal átfedő időre, és az Amelia elfogadja. Kérd meg a munkavállalókat, hogy az áthelyezés előtt ellenőrizzék a rendelkezésre állásukat.

A munkavállalói jogosultságok sem érvényesek ezekre a változásokra: az a munkavállaló, aki az Ameliában nem ütemezhet át vagy utasíthat el időpontot, az Outlook Naptárban a bejegyzés áthelyezésével vagy törlésével mégis megteheti.

Mi történik, ha egy eseményt módosítanak az Outlookban?

Az Amelia-esemény áthelyezése az Outlookban átütemezi az eseményt az Ameliában, és elküldi az Átütemezett értesítéseket, ha be vannak kapcsolva. Az Amelia-esemény törlése az Outlookban nem változtat az eseményen az Ameliában: nem lesz elutasítva vagy lemondva, és a foglalásai megmaradnak. Az esemény lemondásához mondd le az Ameliában, ami az Outlookból is eltávolítja.

Teendők a kétirányú szinkron megjelenése előtt létrehozott kapcsolatoknál

Ha az Outlook Naptár kapcsolatot még azelőtt hoztad létre, hogy a bővítmény megkapta a kétirányú szinkront, szüntess meg minden kapcsolatot, és csatlakoztasd újra, hogy a kétirányú szinkron elinduljon. Ez vonatkozik az integráció beállításaiban lévő fő fiókra és minden munkavállaló naptárára is. Amíg nem csatlakoztatod újra, az Outlookban végzett módosítások nem kerülnek vissza az Ameliába.

A munkavállalók újracsatlakozhatnak a munkavállalói felületen, az adminisztrátorok pedig a munkavállaló Integrációk lapján vagy az Outlook integráció beállításaiban, attól függően, hogyan lett csatlakoztatva a naptár. A frissítés után csatlakoztatott munkavállalóknak nincs teendőjük.

Miért nem jelennek meg az Ameliában az Outlookban végzett változások?

Ha az Outlookban végzett áthelyezés vagy törlés már nem frissíti az Ameliában a foglalást, valószínűleg lejárt az Outlook és a webhelyed közötti szinkroncsatorna. Az Amelia ezt a csatornát a WP Cronon keresztül tartja nyitva, ami csak akkor fut, ha a webhelyet látogatják.

Kis forgalmú webhelyeken, vagy ha nincs friss foglalás, a csatorna megszűnhet frissülni, és megszakad. A javításhoz szüntesd meg a munkavállaló Outlook-kapcsolatát, és csatlakoztasd újra, ami új csatornát nyit. Ha a munkavállaló a kétirányú szinkron előtt csatlakozott, az újracsatlakozás erre is szükséges.

Szinkronizálja a meglévő időpontokat?

Nem. Az integráció nem szinkronizálja azokat az időpontokat, amelyek a kapcsolat létrehozása előtt léteztek. Egy korábbi foglalás Outlook Naptárba juttatásához nyisd meg az időpontot az Amelia → Foglalások oldalon, és kattints a Frissítés gombra anélkül, hogy bármit módosítanál. Az Amelia ekkor létrehozza a hozzá tartozó bejegyzést az Outlookban.

Mit érdemes tudni a kezdés előtt?

• Két csatlakozási módszer van. A Bejelentkezés a Microsofttal a legtöbb felhasználónak ajánlott, és nem igényel Azure-beállítást. A haladó Azure-beállítás azoknak a szervezeteknek való, amelyeknek saját Microsoft Entra ID hitelesítő adat kell.
• Localhost. Csak a Bejelentkezés a Microsofttal működik localhoston, és csak egyirányú szinkronnal: az Outlookban végzett módosítások localhoston nem kerülnek vissza az Ameliába.
• A naptárszinkronhoz bármelyik Outlook-fiók jó, de a Microsoft Teams-megbeszélésekhez üzleti fiók kell.
• Kapcsolati korlátok. A munkavállalók legfeljebb 6 Outlook-fiókot köthetnek be, 1 naptárat választhatnak, ahová az Amelia a bejegyzéseket írja, és legfeljebb 6 naptárat a Foglalt események ellenőrzésére.
• Foglalt és Szabad. Csak a Foglalt állapotú események zárják le az időt az Ameliában, és az Outlookban az Amelián kívül létrehozott események sosem jelennek meg az Ameliában.
• Lemondás az Ameliában. Ha az Ameliában mondasz le egy foglalást, a bejegyzés eltűnik az Outlookból.
• Időzónák. Az Amelia a WordPress és a munkavállalók időzónáját követi, az Outlook a fiók időzónáját.
• Biztonság. Az Amelia csak naptáresemények olvasását és írását kéri, és csak a csatlakoztatott naptárakkal dolgozik. Nem fér hozzá a postafiók tartalmához, a OneDrive fájljaihoz és a névjegyekhez.