Időpontfoglalások kezelése

Időpontfoglalás akkor jön létre, amikor egy vásárló olyan szolgáltatást foglal, amely időpontként van beállítva. Minden foglalás a szolgáltatás beállításait, a kapacitást és a munkavállaló beosztását követi. Az Amelia egyéni és csoportos időpontot is kezel.

Egyéni és csoportos időpont

Az időpont típusát a szolgáltatás maximális kapacitása dönti el:

• Ha a maximális kapacitás 1, az időpont egyéni, és mindig egy főre szól.
• Ha 1-nél nagyobb, az időpont csoportos, és egy idősávba több vásárló is foglalhat.

A csoportos időpontnak két fajtája van:

• Nyitott csoport: több vásárló foglalhatja ugyanazt az idősávot, amíg el nem éri a maximális kapacitást.
• Zárt csoport: egy vásárló választ a minimális és a maximális kapacitás közötti létszámot, és a foglalás után az idősáv lezárul, akkor is, ha maradt szabad hely.

Hogy a csoportos időpont nyitott vagy zárt, az Idősáv elérhetővé tétele az első foglalás után beállítástól függ (lásd: Időpontok beállításai).

Hol látod a foglalásokat?

Az összes időpontfoglalás az Amelia → Foglalások oldalon van, az Időpontok fülön, amely alapból betöltődik. A táblázatban a jövőbeli és a múltbeli foglalásokat is látod. Innen szerkeszthetsz időpontot, módosíthatod az állapotát, és új foglalást vehetsz fel a háttérfelületen. Az új időpont felvételét a Időpontok és foglalások fejezet írja le.

https://minta-bolt.hu/wp-admin/admin.php?page=wpamelia-bookings

Időpont szerkesztése

Kétféleképpen szerkesztheted az időpontot:

• a foglalás kártyájának jobb szélén lévő … menüből,
• a kártyára kattintva, az Időpont részletei oldalpanelen a szerkesztés gombbal.

Szerkesztéskor módosíthatod a kategóriát, a szolgáltatást, a munkavállalót, a dátumot, az időt, a helyszínt, a megjegyzést és az időponthoz rendelt vásárlókat.

• A dátum és az idő mindig módosítható, de a felkínált idősávok a felhasználó szerepkörétől függnek. Az a rendszergazda, akinek van joga bármikor foglalni, minden idősávot lát, mások csak a jövőbeli időpontokat kapják.
• A szolgáltatás, a munkavállaló és a helyszín mezők zárolva lehetnek, amíg a korábbi választást nem törlöd. Így a rendszer a munkavállaló elérhetőségét és a beosztási szabályokat is betartja. A munkavállaló cseréjéhez gyakran előbb ki kell törölnöd a munkavállalót, a helyszínt, a szolgáltatást, a dátumot és az időt.
• Mentéskor a Vásárló(k) értesítése jelölőnégyzettel szabályozhatod az értesítést. Ha kikapcsolod, nem megy ki értesítés.

Szerepkörök szerint: az adminisztrátor szerkeszthet és törölhet időpontot, az Amelia-menedzser szerkeszthet, de törölni nem tud, a munkavállaló pedig csak akkor szerkeszthet, ha ehhez megkapta a jogosultságot a Beállítások → Szerepkörök és jogosultságok oldalon. Vásárlót szabadon hozzáadhatsz az időponthoz vagy elvehetsz belőle, ha a szerepköröd engedi a szerkesztést.

A lista oszlopai

A lista jobb felső sarkában, az exportálás és az Időpont foglalása gomb mellett lévő táblázatszerkesztő gombbal megadhatod, mely oszlopok látsszanak, és átrendezheted őket. A kötelező oszlopokat nem lehet elrejteni. Az elérhető oszlopok:

• azonosító,
• dátum, idő, vásárló és szolgáltatás (ezek nem rejthetők el),
• munkavállaló,
• teljes ár,
• típus (egyéni vagy csoportos),
• állapot,
• helyszín,
• időtartam,
• a vásárló e-mail-címe és telefonszáma,
• foglalt létszám a kapacitáshoz mérve (például 1/3),
• megjegyzés,
• befizetett összeg,
• a fizetés módja,
• a Zoom házigazdai és csatlakozási hivatkozása (csak akkor, ha a Zoom be van kapcsolva és be van állítva),
• a létrehozás időpontja,
• a foglalás forrása (weboldal vagy háttérfelület).

Így a táblázatot a pénzügyi adatokra, a vásárlók adataira vagy a kapacitás kihasználtságára is ráállíthatod.

Állapotok

Az állapot a foglalás aktuális helyzetét mutatja.

Állapot	Mikor kerül ide
Jóváhagyva	Az új foglalások alapértelmezett állapota lehet. A jóváhagyott időpont azonnal érvényes. Ha a csoportos szolgáltatás minimális kapacitása 1-nél nagyobb, a foglalás addig függőben marad, amíg a minimum össze nem gyűlik, akkor is, ha az alapértelmezett állapot a jóváhagyott.
Függőben	Ha az alapértelmezett állapot függőben, az időpontot az adminisztrátornak, a munkavállalónak vagy az Amelia-menedzsernek kell kézzel jóváhagynia. Ha a jóváhagyási értesítés be van kapcsolva, az állapotváltozásról a munkavállaló és a vásárló is e-mailt kap.
Lemondva	A vásárló a jövőbeli időpontját lemondhatja, ha a szerepkörök és a foglalási szabályok engedik. A lemondott időpont a listában megmarad. Ha a lemondási értesítés be van kapcsolva, a munkavállaló is értesül.
Elutasítva	Az adminisztrátor, a menedzser és a megfelelő jogú munkavállaló utasíthat el foglalást. Ha az értesítések be vannak állítva, a vásárló és a munkavállaló is értesítést kap.
Nem jelent meg	Ha az időpontot megjelölöd így, az Amelia számolja, hányszor nem jelent meg a vásárló, és ennek megfelelően színes jelölést kap (lásd: Távolmaradási címke).

Ha be van kapcsolva a Foglalás engedélyezése a maximális kapacitás felett, és az alapértelmezett állapot a függőben, a vásárlók a már megtelt idősávra is foglalhatnak függő állapottal.

Az állapotot közvetlenül a listában, vagy az időpont részletei ablakban módosíthatod.

Az időtartam számítása

Az időpont időtartamát a szolgáltatás időtartama, a puffer idők és az időt növelő extrák együtt adják. Az alapidőtartamot a szolgáltatás árazási és időtartam füle tartalmazza, és az alapértelmezett időpontsáv-lépésköztől függ. Ha az extrák időt adnak hozzá, vagy van puffer idő az időpont előtt vagy után, a lefoglalt idősáv hosszabb lehet a szolgáltatás látható időtartamánál. A lista időtartam oszlopa ezt a teljes lefoglalt időt mutatja.

Az ár számítása

Az időpont ára a szolgáltatás árából, a kiválasztott extrákból és a vásárlók számából áll össze. Az Amelia először összeadja a szolgáltatás árát és az extrák árát. Ha a csoportos szolgáltatás ára a létszámmal szorzódik, ezt az összeget minden további résztvevőre is felszámítja. Az eredmény a teljes ár oszlopban látszik, a befizetett összeget és a fizetési módot pedig a befizetett összeg és a fizetési mód oszlopa mutatja.

Mire figyelj

• Az időpont típusát a szolgáltatás kapacitása és a csoportos foglalás beállításai döntik el.
• A csoportos foglalások viselkedését a minimális és a maximális kapacitás beállításai befolyásolják.
• Az állapotváltozás értesítést indíthat a munkavállalónak és a vásárlónak.
• A foglalt időtartam a pufferek és az extrák miatt hosszabb lehet a szolgáltatás hosszánál.