Google Naptár: kétirányú szinkron

Egy vásárló lefoglal egy konzultációt, és az időpont magától megjelenik a munkavállaló Google Naptárában. Másnap reggel a munkavállaló áthúzza délutánra, az Amelia pedig átütemezi az időpontot, és elküldi a vásárlónak az átütemezési értesítést, anélkül hogy bárki megnyitná az Amelia háttérfelületét.

Ez a kétirányú szinkron: az Amelia beírja az időpontokat és az eseményeket a Google Naptárba, és az ott végzett áthelyezés vagy törlés frissíti a foglalást az Ameliában. Ugyanakkor a Google Naptár Foglalt eseményei lezárják az időt az Ameliában, így nem jön létre dupla foglalás.

Ha a Google Meet be van kapcsolva (Funkciók és integrációk → Google-naptár és Google Meet → Google Calendar), az Amelia Google Meet-linket is készít az időpontokhoz, és beteszi a Google Naptár eseménybe és a háttérfelületi foglalásba. A csatlakozási linkeket értesítési helytartókkal teheted be a vásárlói és a munkavállalói értesítésekbe.

Az integráció a Standard, Pro és Elite licencben érhető el.

Az integráció bekapcsolása

1. Nyisd meg az Amelia → Funkciók és integrációk → Integrációk oldalt.
2. Kapcsold be a Google Calendar integrációt.
3. Kattints a Beállítás gombra, és az Általános lapon hozd létre a fő kapcsolatot.

A fő kapcsolatot adminisztrátornak kell létrehoznia, mert csak az adminisztrátor éri el a Funkciók és integrációk részt. A bekötés lépéseit a Google Naptár: csatlakozás Google-fiókkal fejezet írja le.

A munkavállalók az Integrációk lapjukon már látják a Google Naptárat, de amíg az adminisztrátor nem hozta létre a fő kapcsolatot, nem tudják bekötni a naptárukat. Ha az adminisztrátor csatlakoztatott egy Google-fiókot, bármelyik naptárhoz hozzárendelheti a munkavállalókat, és a munkavállalók ezt a kapcsolatot nem írhatják felül.

Ha az adminisztrátor nem rendel naptárat a munkavállalókhoz, a munkavállalók a saját naptárukat a munkavállalói felületen vagy a WordPress-fiókjukon keresztül kötik be, ha a WordPress-felhasználójuk össze van kapcsolva az Amelia munkavállalói profillal. Ha az adminisztrátor céges Google-fiókot köt be, és központilag akar naptárakat kiosztani, a fióknak minden munkavállalóhoz külön naptárat kell tartalmaznia. Ilyenkor a munkavállalók nem köthetik be a saját személyes naptárukat.

A munkavállalók bekötéséről részletesen a Munkavállalók összekötése a Google Naptárral fejezet szól.

Mit csinál az integráció?

Az integráció összeköti az Amelia foglalásait minden munkavállaló Google Naptárával, így a munkavállalók ott kezelhetik a napjukat, ahol amúgy is dolgoznak, az Amelia pedig pontos marad a vásárlók számára.

• Foglalások beírása a Google Naptárba. Az új időpontok és események magától megjelennek munkavállalónként egy kiválasztott naptárban.
• Változások visszaírása az Ameliába. Az Amelia-bejegyzés áthelyezése vagy törlése a Google Naptárban frissíti a foglalást az Ameliában, és elküldi a megfelelő értesítéseket.
• Idősávok lezárása. Legfeljebb 6 kiválasztott naptár Foglalt eseményei kiveszik az időt a rendelkezésre állásból az Ameliában.
• Google Meet-linkek. Ha az online megbeszélés be van kapcsolva egy szolgáltatásnál, minden időpont egyedi Google Meet-linket kap.

A foglalások, a vásárlók és a fizetések mérvadó forrása az Amelia marad. A Google Naptár egy második hely, ahol a munkavállalók átütemezhetik vagy elutasíthatják a foglalásokat.

Az Amelia az eseményeket munkavállalónként egy kiválasztott naptárban hozza létre, de a foglalt időpontok észleléséhez több csatlakoztatott naptárat is használhat.

Hogyan működik a kétirányú szinkron?

A kétirányú szinkron azokra a bejegyzésekre vonatkozik, amelyeket az Amelia a munkavállaló kiválasztott naptárában hozott létre. Az Amelia az új és módosított foglalásokat elküldi a Google Naptárba, és ha a munkavállaló áthelyez, átméretez vagy töröl egy ilyen bejegyzést, az Amelia a változást a foglaláson is végrehajtja. A közvetlenül a Google Naptárban létrehozott bejegyzésekből soha nem lesz Amelia-foglalás, csak akkor zárják le az időt, ha ez a beállítás be van kapcsolva.

A kétirányú szinkron a Bejelentkezés a Google-lel módszerrel és a haladó, Google Cloud Console-os beállítással is működik, és nincs külön bekapcsolandó beállítás.

Mi történik, ha egy időpontot módosítanak a Google Naptárban?

• Áthelyezés. Az időpontot az Amelia az új dátumra és időpontra ütemezi át, és elküldi az Átütemezett értesítéseket, ha be vannak kapcsolva.
• Rövidítés vagy hosszabbítás. Az időpont időtartama az Ameliában is megváltozik.
• Törlés. A teljes időpont Elutasított állapotú lesz. Csoportos időpontnál ez minden vásárló foglalását elutasítja az adott időpontban, és mindegyikük megkapja az Elutasított értesítést, ha be van kapcsolva. Az idősáv újra foglalható lesz.

Az Amelia nem ellenőrzi a Google Naptárban végzett módosításokat. A munkavállaló áthelyezheti az időpontot szabadnapra, munkaidőn kívülre vagy egy másik időponttal átfedő időre, és az Amelia elfogadja. Kérd meg a munkavállalókat, hogy az áthelyezés előtt ellenőrizzék a rendelkezésre állásukat.

A munkavállalói jogosultságok sem érvényesek ezekre a változásokra: az a munkavállaló, aki az Ameliában nem ütemezhet át vagy utasíthat el időpontot, a Google Naptárban a bejegyzés áthelyezésével vagy törlésével mégis megteheti.

Mi történik, ha egy eseményt módosítanak a Google Naptárban?

Az Amelia-esemény áthelyezése a Google Naptárban átütemezi az eseményt az Ameliában, és elküldi az Átütemezett értesítéseket, ha be vannak kapcsolva. Az Amelia-esemény törlése a Google Naptárban nem változtat az eseményen az Ameliában: nem lesz elutasítva vagy lemondva, és a foglalásai megmaradnak. Az esemény lemondásához mondd le az Ameliában, ami a Google Naptárból is eltávolítja.

Teendők a kétirányú szinkron megjelenése előtt létrehozott kapcsolatoknál

Ha a Google Naptár kapcsolatot még azelőtt hoztad létre, hogy a bővítmény megkapta a kétirányú szinkront, szüntess meg minden kapcsolatot, és csatlakoztasd újra, hogy a kétirányú szinkron rendben elinduljon. Ez vonatkozik az integráció beállításaiban lévő fő fiókra és minden munkavállaló naptárára is. Amíg nem csatlakoztatod újra, a Google Naptárban végzett módosítások nem kerülnek vissza az Ameliába.

A kétirányú szinkron újracsatlakozás nélkül is elindulhat, például amikor elmentesz egy munkavállalót az Ameliában. Újracsatlakozás előtt ezért nézd át azokat a közelgő időpontokat, amelyeknek a Google Naptár-bejegyzését kézzel törölték, mert az Amelia érvényesítheti a törlést, és Elutasított állapotúra állíthatja az időpontot.

A munkavállalók újracsatlakozhatnak a munkavállalói felületen, az adminisztrátorok pedig a munkavállaló Integrációk lapján vagy a Google Naptár integráció beállításaiban, attól függően, hogyan lett csatlakoztatva a naptár. A frissítés után csatlakoztatott munkavállalóknak nincs teendőjük.

Miért nem jelennek meg az Ameliában a Google Naptárban végzett változások?

Ha a Google Naptárban végzett áthelyezés vagy törlés már nem frissíti az Ameliában a foglalást, valószínűleg lejárt a Google Naptár és a webhelyed közötti szinkroncsatorna. Az Amelia ezt a csatornát a WP Cronon keresztül tartja nyitva, ami csak akkor fut, ha a webhelyet látogatják.

Kis forgalmú webhelyeken, vagy ha nincs friss foglalás, a csatorna megszűnhet frissülni, és megszakad. A javításhoz szüntesd meg a munkavállaló Google Naptár kapcsolatát, és csatlakoztasd újra, ami új csatornát nyit. Ha a munkavállaló a kétirányú szinkron előtt csatlakozott, kövesd az előző szakasz lépéseit is.

Szinkronizálja a meglévő időpontokat?

Az Amelia nem hoz létre Google Naptár-bejegyzést azokhoz az időpontokhoz, amelyek a kapcsolat létrehozása előtt léteztek. Ha egy régebbi időponthoz már van bejegyzés a Google Naptárban, az a többi időponthoz hasonlóan részt vesz a kétirányú szinkronban.

Egy korábbi foglalás Google Naptárba juttatásához nyisd meg az időpontot az Amelia → Foglalások oldalon, és kattints a Frissítés gombra anélkül, hogy bármit módosítanál. Az Amelia ekkor létrehozza a hozzá tartozó bejegyzést a Google Naptárban. Ezután a bejegyzés áthelyezése vagy törlése a Google Naptárban frissíti az időpontot az Ameliában.

Mit érdemes tudni a kezdés előtt?

• Két csatlakozási módszer van. A Bejelentkezés a Google-lel a legtöbb felhasználónak ajánlott, és nem igényel Google Cloud Console-beállítást. A haladó beállítás azoknak a szervezeteknek való, amelyeknek saját OAuth-hitelesítő adat vagy márkázott engedélykérés kell.
• Localhost. Csak a Bejelentkezés a Google-lel működik localhoston, és csak egyirányú szinkronnal: a Google Naptárban végzett módosítások localhoston nem kerülnek vissza az Ameliába.
• Bármilyen Google-fiók jó, a személyes Gmail és a Google Workspace is.
• Kapcsolati korlátok. A munkavállalók legfeljebb 6 Google-fiókot köthetnek be, 1 naptárat választhatnak az események létrehozására, és legfeljebb 6 naptárat a Foglalt események ellenőrzésére. Az adminisztrátor által hozzárendelt naptárak munkavállalónként csak egy naptárhoz kapcsolnak.
• Foglalt és Szabad. Csak a Foglalt állapotú események zárják le az időt az Ameliában, és a Google Naptárban az Amelián kívül létrehozott események sosem jelennek meg az Ameliában.
• Lemondás az Ameliában. Ha az Ameliában mondasz le egy foglalást, a bejegyzés eltűnik a Google Naptárból.
• Időzónák. Az Amelia a WordPress és a munkavállalók időzónáját követi, a Google a fiók időzónáját.
• Biztonság. Az Amelia csak naptáresemények olvasását és írását kéri, és csak a csatlakoztatott naptárakkal dolgozik. Nem fér hozzá levelek tartalmához, a Drive fájljaihoz és a névjegyekhez.