Hozzájárulási nyilvántartás és igazolás

A GDPR és hasonló jogszabályok szerint bizonyítanod kell, hogy a látogató érvényesen hozzájárult. Ez különösen akkor fontos, ha adatkérelem érkezik, vagy ha olyan keretrendszerrel dolgozol, mint az IAB Europe TCF. A Complianz a hozzájárulásokat naplózza, tárolja és kezeli. A funkció a prémium változat része.

Mi a hozzájárulási nyilvántartás

A nyilvántartás naplóbejegyzések gyűjteménye, amely a látogató adatvédelmi választásait, köztük a sütibeállításait tárolja, és bizonyítja, hogy az oldal megkérdezte és tiszteletben tartotta a hozzájárulást. Egy bejegyzés tartalma:

• User ID: a látogató böngészőjében helyi sütiben tárolt azonosító (cmplz_ID).
• Anonimizált IP-cím: a hely meghatározásához. A legtöbb IP-cím dinamikus, a teljes cím ezért nem azonosítaná a látogatót, így a Complianz anonimizálva tárolja.
• Régió: az érvényes jogszabály meghatározásához.
• Kiválasztott sütikategóriák: a sütiszabályzatban szereplő kategóriák (például Functional, Marketing), vagy az alábbi két kivétel.
• Időbélyeg: a látogató legutóbbi választásának ideje. A hozzájárulások története nem szükséges.

A két kivétel

Ha a sáv kategóriái nem kerülnek rögzítésre, két különleges érték fordulhat elő:

• No choice: a sáv megjelent és a hozzájárulás-kezelés elindult, de a látogató nem reagált rá. Például nem vette észre, szándékosan nem foglalkozott vele, vagy megkapta, amiért jött. A sütisáv beállításaiban elérhető puha sütifal (soft cookie wall) csökkenti az ilyen esetek számát.
• No warning: a hozzájárulás-kezelés megszakadt. Vagy a látogató olyan régióban van, ahol nincs támogatott adatvédelmi törvény, vagy a böngészőben „Do Not Track” vagy Global Privacy Control van beállítva, és a Complianz ezeket tiszteletben tartja.

Mindkét esetben a látogató alapértelmezetten csak funkcionális sütiket kap.

Mikor érdemes bekapcsolni

Kapcsold be, ha:

• igazolnod kell a hozzájárulást a GDPR vagy hasonló jog szerint;
• ügyfél, felhasználó, szervezet vagy keretrendszer (például az IAB Europe TCF) megköveteli;
• további átláthatóságot és dokumentációt szeretnél.

Bekapcsolás

1. Nyisd meg a Complianz → Wizard oldalt.
2. A bal oldali menüben bontsd ki a General részt.
3. Nyisd meg a Security & Consent lépést.
4. A Do you want to enable Records of Consent? kérdésnél válaszd a Yes lehetőséget.

Ezután a Complianz látogatónként tárolja a hozzájárulásokat az adatbázisban.

A nyilvántartás megtekintése

A bejegyzéseket a Complianz → Tools → Records of Consent oldalon kezeled (az oldal akkor jelenik meg a Tools menüjében, ha a nyilvántartás be van kapcsolva). Az oszlopok:

Oszlop	Tartalom
User ID	Egyedi, böngészőben tárolt azonosító (cmplz_ID).
IP Address	Az adatvédelem miatt részben elrejtve.
Region	Az IP-cím alapján (EU, US, Other).
Categories	A kiválasztott sütikategóriák.
Date	A hozzájárulás utolsó időpontja.

A keresőmezővel konkrét látogatót találsz, a jelölőnégyzetekkel bejegyzéseket jelölhetsz ki törléshez vagy igazolás letöltéséhez.

Hozzájárulás igazolása adatkérelemre

Ha a látogató, egy szervezet vagy hatóság kéri egy konkrét hozzájárulás igazolását, ezt kell tenned.

1. A látogató azonosítójának megkérése

A cmplz_ID süti értékét a Complianz automatikusan rögzíti. A látogató így találhatja meg:

Google Chrome:

1. Nyissa meg a weboldalt.
2. Kattintson jobb gombbal az oldalon, és válassza az Inspect (Vizsgálat) lehetőséget.
3. Nyissa meg az Application lapot.
4. A bal oldalon, a Storage alatt bontsa ki a Cookies részt.
5. Kattintson a weboldal domainjére.
6. Keresse meg a cmplz_ID nevű sütit.
7. Másolja ki az értékét: ez a User ID.

Firefox vagy Safari:

1. Jobb gombbal kattintson az oldalra, és válassza az Inspect lehetőséget.
2. Nyissa meg a Storage lapot (Firefoxban), illetve a Web Inspector → Storage részt (Safariban).
3. Bontsa ki a Cookies részt.
4. Válassza ki a webhely domainjét, és keresse meg a cmplz_ID sütit.
5. Másolja ki az értéket.

Ha a látogató nem találja az azonosítót, küldd el a Complianz által beállított sütikhez tartozó hozzájárulási igazolást és az időbélyegét. Ha nincsenek sütik, küldj egy aktuális igazolást, és magyarázd el, hogy süti és helyi tárhely nélkül konkrét hozzájárulás-kezelés nem lehetséges: az adatminimalizálás elve miatt nem tárolsz személyes adatot, a látogató közreműködése nélkül tehát nincs azonosítás. Ez azt is jelenti, hogy az aktuális hozzájárulás az alapértelmezett, vagyis „No choice”, és még nincs rögzített hozzájárulás.

2. A bejegyzés megkeresése

Nyisd meg a Complianz → Tools → Records of Consent oldalt, és keress rá a User ID-ra.

3. Az igazolás PDF letöltése

A látogató bejegyzésénél letöltheted a hozzájárulás pillanatnyi állapotának pillanatképét. Kattints a Download Proof of Consent gombra. A PDF tartalma:

• a hozzájáruláskor érvényes sütiszabályzat;
• a látogató régiója (az anonimizált IP alapján);
• a hozzájárulás dátuma és ideje;
• a kiválasztott sütikategóriák (például Functional, Marketing, Statistics);
• a látogató azonosítója (cmplz_ID), amely a böngészőjében van tárolva;
• az összes hozzájárulással kapcsolatos beállítás: a sáv verziója, a TCF-beállítások (ha vannak) és a technikai sütihasználat.

A dokumentum nemcsak a látogató döntését mutatja, hanem azt a teljes környezetet is, amelyben a döntés született. Csatolhatod a látogatónak adott válaszhoz, vagy megőrizheted ellenőrzéshez.

4. A válasz elküldése

Küldd el a látogatónak a letöltött PDF-et. A jobb átláthatóság érdekében megadhatsz egy hivatkozást is a Complianz hozzájárulás-kezelést ismertető oldalára.

Hozzájárulási bejegyzés törlése

Ha a látogató a törlését kéri:

1. Keresd meg a User ID-t.
2. Jelöld be a jelölőnégyzetet.
3. Kattints a piros Delete gombra.

Tárhely felszabadítása

A hozzájárulások felhalmozódhatnak, ezért a régieket érdemes törölni. Kétféle tárhelyet foglalnak:

• MySQL-adatbázis: a bejegyzések sok helyet vehetnek el.
• Tárhely (merevlemez): a Complianz minden hozzájáruláshoz PDF-et készít.

Adatbázis

A Complianz felületén:

1. Nyisd meg a Tools → Records of Consent oldalt.
2. A bal felső jelölőnégyzettel egyszerre legfeljebb 30 hozzájárulást jelölhetsz ki.
3. A jobb oldali piros Delete gombbal töröld a kijelölteket.

phpMyAdminnal vagy AdminerEvóval (a tárhelyszolgáltatók adatbázis-kezelő eszközei): keresd meg a cmplz_statistics táblát, és töröld a bejegyzéseit. Ez a módszer haladó felhasználóknak való: a rossz tábla törlése kárt okozhat a weboldalban, ezért előtte érdemes biztonsági mentést készíteni.

Fájlok a tárhelyen

A PDF-ek a /wp-content/uploads/complianz/snapshots mappában vannak. Törlésük FTP-klienssel lehetséges. A mappából való törlés nem törli a hozzájárulásokat az adatbázisból.

Hozzájárulás igazolásának létrehozása (Proof of Consent)

A Complianz → Tools → Proof of Consent oldalon a Hozzájárulás igazolásának létrehozása résznél a Generálás gombbal az aktuális sávbeállításaidról készíthetsz PDF-pillanatképet.

https://minta-bolt.hu/wp-admin/admin.php?page=complianz

A képen a General blokk a Generálás gombbal, alatta a Proof of Consent táblázat a Dokumentum, Régió, Hozzájárulás és Dátum oszloppal. A lista addig üres („Nincsenek dokumentumok”), amíg nem hozol létre igazolást.

A gomb a bővítményben bekapcsolt minden régióhoz külön PDF-et készít arról, hogyan kéri és kezeli az oldal a hozzájárulást éppen most. Ez nem egy konkrét látogatóhoz tartozik, hanem általános dokumentum.

A rendszer nem tölti le és nem jeleníti meg közvetlenül a PDF-et az oldalon, hanem a szerveren menti a /wp-content/uploads/complianz/snapshots/ mappába. Ha egyéni feltöltési útvonalat használsz (például bővítménnyel vagy kóddal beállítottat), a PDF abba a mappába kerül. A bővítmény jelenleg nem mutat visszaigazolást vagy hivatkozást a létrehozott fájlra, ez ismert korlátozás.

A látogató oldalán: mit tartalmaz az igazolás

Ha a látogató igazolást kap a hozzájárulásáról, a dokumentum három részre épül.

• Időbélyeges sütiszabályzat: azt a sütiszabályzat-változatot mutatja, amely a regisztráció idején érvényes volt. A weboldal tulajdonosa a hozzájárulás idejére vonatkozó dokumentumot adja meg, ez a legutóbbi változat, amelyre a látogató hozzájárult.
• Hozzájárulás-kezelési beállítások: a sütiszabályzat alatt felsorolva, leírással, az akkori sávbeállításokkal együtt.
• A látogató teljes ellenőrzése: a hozzájárulást a sávon, a sütiszabályzatban és a böngészőben is bármikor módosíthatja vagy törölheti.

A „regisztráció pontos ideje” az adatminimalizálás miatt nem ismert a weboldal számára, csak a látogató böngészőjében lévő hozzájárulási sütiből olvasható le. Ezt a complianz_consent_status sütiből találhatja meg a látogató a létrehozás dátuma alapján. Chrome-ban: Settings → Advanced → Privacy & Security → Site Settings → Cookies → See all cookies and site data.

Az adatminimalizálás elve

A GDPR 42. preambulumbekezdése szerint az adatkezelőnek igazolnia kell, hogy az érintett hozzájárult. A módszert az adatkezelő szabadon választja meg, de a bizonyítás kötelezettsége nem vezethet túlzott mennyiségű további adatkezeléshez. Elegendő annyi adat kell, hogy a hozzájárulás és a feldolgozás összekapcsolható legyen, többet nem szabad gyűjteni. A Complianz ezért három dolgot kínál: időbélyeges sütiszabályzatot, a hozzájárulás idején érvényes beállításokat és a látogató teljes kontrollját a visszavonás felett.

Mikor készül új igazolás magától

A Complianz időbélyeges dokumentumot ment a Proof of Consent alá, amikor először befejezed a varázslót (a dokumentum körülbelül egy nap múlva keletkezik), és minden további jelentős változtatáskor: a sütiszabályzat, a sütisáv vagy a visszavonási lehetőség módosításakor. Így a használat során több, eltérő időbélyegű igazolás gyűlik össze. Ha később kétség merül fel, hogy az oldal egy adott időpontban megfelelt-e a GDPR-nak, ezekkel igazolhatod, milyen beállítások voltak érvényben. Az igazolásban hivatkozás is van, amely a látogatónak további részleteket magyaráz.

A sütis hozzájárulás és az e-mail-marketing különbsége

A sütihez adott hozzájárulást a Complianz nem köti személyhez. A látogatót csak egy egyedi azonosító jelöli a böngészője helyi tárhelyén (funkcionális süti), ezért a hozzájárulását rajta kívül senki nem módosíthatja, nem vonhatja vissza és nem kérheti le. A látogató a sávon, a sütiszabályzatban új beállítások mentésével módosíthat, vagy a böngészőben törli a sütiket, amivel a regisztráció és a hozzájárulási állapot is eltűnik.

Az e-mail-marketing más: ott e-mail-cím, vagyis személyes adat kell, ezért a hozzájárulás az e-mail-címhez köthető. Ehhez az űrlapon egy jelölőnégyzet kell, amely világosan megmondja, milyen üzenetek érkeznek. Csak bejelölve küldhetsz levelet. A hozzájárulás időpontját az e-mail-cím mellett külön oszlopban rögzíti a WordPress, a Mailchimp vagy más szolgáltatás (a szokásos megoldásokban ez beépített). Minden hírlevélben legyen leiratkozási lehetőség, az adatvédelmi nyilatkozatban pedig szerepeljen, hogyan kérhető a hozzájárulás törlése, megtekintése vagy módosítása.

Kiegészítő információ TCF esetén

Ha a dokumentum TCF-re van beállítva (a sávbeállításokban tcf_active => 1 szerepel), további szempontok is számítanak. A Consent bekezdésben a szolgáltatók (vendor) listájára mutató hivatkozás van. Ezek a harmadik felek kaphatnak adatot a Vendors bekezdésben leírt célokra, ha a látogató választása megfelel a feltételeknek. Ezt a hozzájárulási igazolás message_optin mezője is rögzíti, a teljes szolgáltatólista is elérhető.