Ugrás a fő tartalomhoz

WP Booking System - Invoices

Mi ez és milyen problémát old meg?​

A WP Booking System – Invoices egy prémium kiegészítő, amellyel minden új foglalásról automatikus, egységes és jogszabálykövető PDF‑számlát készíthetsz – külön számlázó vagy e‑kereskedelmi bővítmény nélkül. Megszünteti a kézi számlázás terhét, csökkenti a hibákat, és biztosítja a következetes számozást, megjelenést és tartalmat. Business (vagy magasabb) licenccel érhető el.

Hogyan működik röviden?​

  1. Aktiválod az Invoices kiegészítőt (Business/Developer licenc szükséges).
  2. Globális beállítás: megadod az arculati elemeket, a számlaszámozás logikáját és a megjelenítési szabályokat.
  3. Űrlapszinten testreszabod a vevő/szállító adatokat és a láblécet (dinamikus tagekkel is).
  4. Amikor új foglalás jön létre, a rendszer automatikusan generálja a PDF‑számlát.
  5. A foglalásnál azonnal megtekintheted/letöltheted, szükség esetén javíthatod a vevői adatokat, és újranyomtatod vagy e‑mailhez csatolod.

Fő funkciók, érthetően​

  • Automatikus PDF‑számlák

    • Minden új foglaláshoz azonnal létrejön egy számla. Ezzel elkerülöd a késést, a kézi adatbevitelt és a formai eltéréseket.

  • E‑mail csatolmány

    • Beállíthatod, hogy a rendszer az értesítő e‑mailekhez automatikusan csatolja a számlát. Így az ügyfél rögtön megkapja a bizonylatot.

  • Márka és megjelenés

    • Testreszabható logó (kép vagy szöveg), fejléc, alcím és akcentusszín, plusz szabad szöveg a számlaláblécben. A számláid vizuálisan is a márkádat erősítik.

  • Számlaszámozás és határidők

    • Meghatározhatsz előtagot (például év/sorozat), sorszám‑eltolást a foglalásazonosítóból, és esedékességi napokat. Példa: 
      Számlaszám: INV-2025-0456
      Esedékesség: +7 nap

  • Tartalmi opciók

    • Kérheted a foglalási részletek megjelenítését a láblécben, a napi árak tételes bontását többnapos foglalásnál, és elrejtheted a 0 árú tételeket.

  • Vevő- és eladóadatok kezelése

    • Űrlapszinten (Form Options → Invoice Settings) megadhatod a vevői és szállítói adatokat, akár dinamikus tagekkel (pl. a foglalási űrlap mezőiből). Minden űrlapon külön felülírhatod a lábléc szövegét is.

  • Megtekintés és módosítás a foglalásnál

    • A foglalási ablak Payment Details vagy Invoice fülén letöltheted a PDF‑et, és szerkesztheted a vevői adatokat. Módosítás után újranyomtathatod/újraküldheted a számlát.

  • EU e‑Számla (EN 16931)

    • Opcionális, EN 16931‑kompatibilis strukturált e‑számlát is generálhatsz, ami közintézményi és piactéri követelményekhez hasznos.

  • Egyedi számlasablon

    • A beépített invoice-template.php felülírható, így teljesen saját számlaképet készíthetsz, amit a témádban tárolsz.

Gyakorlati példák​

  • Szálláshelyek

    • Egy 5 éjszakás foglalásnál bekapcsolod a napi bontást: a számlán minden nap külön tételként szerepel, az akcentusszín és a logó pedig egységes arculatot ad.

  • Jármű- és eszközkölcsönzés

    • Hétvégi bérlés után a foglalás visszaigazolásának e‑mailjéhez automatikusan csatolódik a számla, 5 napos fizetési határidővel.

  • EU‑s vevő vagy közintézmény

    • Bekapcsolod az e‑számlát, így a foglalás mellett keletkezik a strukturált adatfájl is, ami megfelel a vonatkozó európai szabványnak.

Előnyök és értékajánlat​

  • Idő- és adminisztráció‑megtakarítás: nincs kézi számlázás.
  • Kevesebb hiba: egységes sablonok és automatizált adatkivonás.
  • Márkahű megjelenés: professzionális, bizalomépítő dokumentumok.
  • Megfelelőség: logikus számozás, esedékesség, EU e‑számlázási opció.
  • Integrált működés: minden a WP Booking Systemen belül, extra rendszerek nélkül.

Kinek ajánlott?​

  • Apartmanok, panziók, szállásadók, akik többnapos foglalásokkal dolgoznak.
  • Jármű‑, hajó‑, kerékpár‑ és eszközkölcsönzők.
  • Rendezvényhelyszínek és szolgáltatók, ahol fix foglalások keletkeznek.
  • Ügynökségek, fejlesztők, akik ügyfeleiknek komplett, karbantartható megoldást keresnek.
  • EU‑s beszállítók, akiknek fontos az EN 16931‑kompatibilis e‑számla.

Telepítés és első lépések​

  1. Előfeltétel: WP Booking System prémium + Business/Developer licenc, majd az Invoices kiegészítő aktiválása.
  2. Globális beállítások: Settings → Payment → Invoices
    • Logó, fejléc/alcím, akcentusszín
    • Számlaszéria előtag, sorszám‑eltolás, esedékesség napokban
    • Napi bontás, 0 árú tételek elrejtése, lábléc opciók
  3. Űrlapszint: Forms → Form Options → Invoice Settings
    • Vevői és szállítói adatok (dinamikus tagekkel)
    • Űrlapspecifikus lábléc megjegyzés
  4. E‑mail csatolmány: engedélyezd, hogy a számlák az értesítő e‑mailekhez csatolódjanak.

Működési folyamat a gyakorlatban​

  • Foglalás létrejön → a rendszer generálja a PDF‑számlát (és opcionálisan az e‑számlát).
  • Adminban a foglalásnál a Payment Details/Invoice fülön:
    • Megtekintés, letöltés, újranyomtatás
    • Vevői adatok pontosítása és mentése
    • Újraküldés e‑mailben, ha szükséges

Testreszabás tippek​

  • Arculat: használd a vállalati színeket és logót a profi megjelenéshez.
  • Számozás: állíts be egy egyértelmű előtagot és évenkénti logikát (pl. INV-2025-XXXX).
  • Sablon: ha speciális elrendezést szeretnél, készíts saját invoice-template.php fájlt a témádban.
  • Napi bontás: hosszabb tartózkodásnál növeli az átláthatóságot és csökkenti a vitás helyzeteket.

Adminisztráció és hozzáférés​

  • Minden számlát a foglalás szerkesztőnézetéből érsz el.
  • A vevői adatok utólagos módosítása után a PDF újragenerálható.
  • A fájlok letöltése és e‑mailes kiküldése egy kattintás.