Ugrás a fő tartalomhoz

WP Booking System - Contracts

Mi ez és milyen problémát old meg?​

A WP Booking System – Contracts egy prémium kiegészítő, amely minden beérkező foglaláshoz automatikusan professzionális, PDF formátumú szerződést készít. Így nem kell többé kézzel Word/PDF dokumentumokat szerkesztened, a szerződés egységes, hibamentes és azonnal küldhető a vendégnek. A tartalom az űrlapmezőkből dinamikusan épül fel, és illeszthető a márkádhoz (logó, fejléc, számozás).

Hogyan működik röviden?​

  1. Engedélyezed az add-ont, beállítod a logót, fejlécet, számozást.
  2. A kiválasztott űrlapnál megírod a szerződés sablonját dinamikus tagekkel.
  3. A vendég beküldi a foglalást, a rendszer azonnal legenerálja a PDF szerződést.
  4. A szerződést a foglalásnál megtekintheted/letöltheted, vagy automatikusan csatolhatod értesítő e-mailekhez (akár ütemezetten is), illetve manuális e-mailhez mellékelheted.
  5. Szükség esetén a konkrét foglalás szerződésszövege szerkeszthető és újragenerálható.

Fő funkciók részletesen​

  • Automatikus PDF-generálás foglalásonként: Minden új foglaláskor létrejön egy PDF, így minden ügyfélhez kapcsolódik egy archiválható megállapodás.
  • E-mail csatolás (automatikus és manuális): Az értesítő e-mailekhez egy kapcsolóval csatolhatod a „Contract” dokumentumot. Ütemezett e-maileknél is működik. A foglalás adatlapjáról manuális leveledhez is mellékelheted.
  • Márkázható megjelenés: Beállíthatsz logót vagy szöveges fejlécet, alcímeket. A szerződésszám alapja a Booking ID, amihez offset adható (például 100, így 101-től indul).
  • Szerződés sablonozása dinamikus tagekkel: A szerződéstörzsben használhatsz sablonváltozókat (pl. dátumok, vendégadatok, foglalási azonosító). Elérhető a speciális {Signature} tag az aláírás képének beillesztéséhez.
  • Elektronikus aláírás mező: Az add-on űrlapmezőt ad a foglalási űrlaphoz. Az ügyfél a beküldéskor aláírhat, az aláírás képe a PDF-be automatikusan bekerül.
  • Megtekintés, módosítás, újragenerálás: A foglalás kezelőfelületén megnyithatod, szerkesztheted a szöveget, letöltheted a PDF-et, és szükség esetén visszaállíthatod az eredeti sablon alapján („Regenerate Contract”).
  • Többszintű konfiguráció:
    • Globális: logó, számozás, feliratok.
    • Űrlap-szint: a konkrét űrlaphoz tartozó szerződéstörzs és tagek.
    • Foglalás-szint: egyedi szerkesztés és letöltés.

Gyakorlati példák​

  • Apartmanbérlés: A vendég kitölti a foglalási űrlapot (név, érkezés/távozás, vendégek száma). A rendszer azonnal elkészíti a bérleti szerződést PDF-ben, a dátumokkal és az összeggel kitöltve, és csatolja a visszaigazoló e-mailhez.
  • Eszközkölcsönzés: A bérlő aláír a foglaláskor. A PDF-be bekerül a használati feltételek blokkjába az aláírás kép formájában. A kollégád a helyszínen mobilról is le tudja tölteni.
  • Rendezvényhelyszín: A foglalás elfogadásakor automatikus „Szerződés és házirend” e-mail megy ki, a szerződés PDF melléklettel. Ha módosul a program, a szerződést a foglalásnál átírod és újragenerálod.

Mintasablon dinamikus tagekkel​

Szerződésszám: {Booking ID}
Bérlő: {2:Name} ({2:Email}), Telefon: {2:Phone}

Tárgy: Szállásbérleti szerződés
Időtartam: {Start Date} – {End Date}
Szállás: {Calendar Name}
Létszám: {Guests}

Díjak és feltételek:
- Teljes díj: {Total Price}
- Fizetési határidő: {Due Date}
- Lemondási feltételek: …

Nyilatkozatok:
A bérlő elfogadja a házirendet és a feltételeket.

Aláírás:
{Signature}
Dátum: {Today}

(A {2:Name} jellegű címkék az űrlapmezők azonosítóihoz kötődnek; a pontos tag-ek az űrlapod mezőitől függenek.)

Előnyök és értékajánlat​

  • Időmegtakarítás: Automatikus dokumentumkészítés, nincs kézi szerkesztés.
  • Kevesebb hiba: Az adatok az űrlapból kerülnek a szerződésbe, minimális elírás és inkonzisztencia.
  • Egységes arculat: Márkához illesztett logó, fejléc és következetes számozás.
  • Gyors kommunikáció: Azonnali csatolás az értesítőkbe, ütemezhető küldés.
  • Nyomon követhetőség: Minden foglaláshoz tartozó, letölthető és archiválható PDF.

Kinek ajánlott?​

  • Szálláshelyeknek: apartmanok, panziók, nyaralók.
  • Jármű- és eszközkölcsönzőknek: autó, kerékpár, vízi sporteszköz.
  • Rendezvényhelyszíneknek: termek, szabadtéri helyszínek.
  • Bármely bérleti vagy időalapú szolgáltatásnak, ahol szükség van szerződésre minden foglalásnál.

Beállítási tippek és megfontolások​

  • Sablonozás: Használd a standard dinamikus tageket (pl. {Start Date}, {End Date}, {Booking ID}) és a form-mező tageket (pl. {2:Name}), hogy a dokumentum mindig személyre szabott legyen.
  • Aláírás: Építsd be a {Signature} tag-et a szerződés aljára; az aláírás az űrlap „Signature" mezőjéből kerül a PDF-be.
  • E-mail csatolás: Kapcsold be a „Contract” mellékletet az értesítőknél; manuális küldéshez a foglalás adatlapján mellékeld.
  • Változatok kezelése: Egyedi eseteknél módosítsd a foglalás-szintű szöveget, majd szükség esetén regeneráld az eredeti sablonból.
  • Jogi megjegyzés: Az aláírás képalapú. A joghatás területenként eltérhet; igazítsd a folyamatot a helyi előírásokhoz.

Követelmények és licenc​

A Contracts a WP Booking System prémium ökoszisztémájának része, a Business és magasabb licenccsomagok tartalmazzák. A fejlesztő a Veribo IT Solutions SRL. A használathoz szükség van a WP Booking System bővítményre és egy kompatibilis prémium licencre.