WP Booking System - Email Reminders Add-on

Mi ez és milyen problémát old meg?

A korábbi Email Reminders Add-on ma már a WP Booking System beépített Email Notifications funkciójának része. Segítségével teljesen automatizálhatod az ügyfélkommunikációt a foglalás teljes életciklusában: azonnali visszaigazolás, indulás előtti emlékeztetők, távozás utáni köszönő és értékeléskérő levelek, valamint fizetési emlékeztetők. Célja, hogy csökkentse a no-show-t, gyorsítsa a kifizetéseket és egységes, márkázott e-mail élményt adjon – minimális manuális munkával.

Hogyan működik? – áttekintés

Az értesítések sablonokból épülnek fel, és triggerek indítják őket (például foglaláskor, a kezdés előtt/után X nappal, vagy végső fizetéskor). A küldési időzítést Day Offset értékkel állítod be, a feltételekhez kötött logika pedig megengedi, hogy csak a megfelelő ügyfelek kapják meg a levelet. A rendszer támogatja a márkázást, az .ics naptármellékletet, a naplózást, a kézbesítés óra szerinti ütemezését, és integrálható számlával vagy szerződéssel is, ha ezek az add-onok telepítve vannak. Bármikor küldhetsz kézi e-mailt is egy konkrét foglaláshoz.

Hol találod és hogyan hozol létre egy értesítést?

WP Admin → WP Booking System → Email Notifications → Add New Email Notification

1. Válassz sablont és címzettet (pl. a foglalási űrlap e-mail mezőjét).
2. Állítsd be a triggert és a Day Offset-et (hány nappal előtte/utána).
3. Adj meg feltételeket (pl. fizetési mód, űrlapmező érték).
4. Kapcsold be az .ics mellékletet és – ha használod – csatold a számlát/szerződést.
5. Mentsd el, és a beállított időben a rendszer automatikusan küldi.

Általános e-mail beállítások:

WP Booking System → Settings → Email

Itt állíthatod a márkaelemeket (logo, színek), a feladói adatokat, CC/BCC-t, az Email Logs naplózást és a napi Delivery Hour-t.

Fő funkciók részletesen

• Korlátlan e-mail sablon: Annyi értesítést hozol létre, amennyire szükséged van (pl. több nyelv, több szolgáltatás, különféle időzítések). Minden sablonban dinamikus címkékkel személyre szabhatod a tartalmat (pl. foglaló neve, érkezés és távozás dátuma, foglalási azonosító).
• Rugalmas triggerek és időzítés:
  • Küldés azonnal foglaláskor (visszaigazolás).
  • Küldés a kezdés előtt/után X nappal (útmutató, házirend, köszönőlevél).
  • Küldés a végső fizetés megtételekor (nyugtázás, további instrukciók). A Day Offset-tel pontosan szabályozod, mikor menjen ki az üzenet.
• Feltételes logika: Meghatározhatod, hogy az e-mail csak bizonyos feltételek mellett menjen ki, például ha a fizetési mód banki átutalás, ha a vendégek száma meghalad egy értéket, vagy ha egy űrlapmező adott választ tartalmaz. Így mindenki a releváns üzenetet kapja.
• Márkázott e-mailek: Beállíthatod a logót, az akcentusszínt és az egységes láblécet, így a levelek profi, következetes megjelenést kapnak – ez növeli a bizalmat és a márkaismertséget.
• iCalendar (.ics) melléklet: Az ügyfél egy kattintással hozzáadhatja a foglalást a saját naptárához. Ez csökkenti az elfelejtett érkezéseket és javítja a szervezettséget.
• Email Logs és Delivery Hour: A naplózás segít visszakeresni, mi mikor ment ki és kinek, ami támogatja a támogatást és az auditot. A kézbesítés óráját beállítva elkerülheted az éjszakai üzenetküldést, és optimalizálhatod a megnyitási arányt.
• Fizetési emlékeztetők: Automatizált üzenetek a rész- vagy végösszeg esedékessége előtt, egyértelmű fizetési instrukciókkal – kevesebb manuális utánkövetés, gyorsabb beérkezések.
• Integráció más add-onokkal: Ha használsz számlázást vagy szerződéskezelést, a generált PDF-eket automatikusan csatolhatod az értesítésekhez.
• Kézi e-mailek a foglalásból: Egy konkrét foglalás adatlapján sablont tölthetsz be, szerkeszthetsz és azonnal küldhetsz – például különleges kérés vagy változás esetén.

Gyakorlati példák

• T−7 nap emlékeztető: A kezdés előtt 7 nappal küldj útvonalat, parkolási és check-in információt, házirendet és .ics mellékletet.
  Példa beállítás:

  Trigger: Before Booking Start
  Day Offset: 7

• Fizetési emlékeztető: Esedékesség előtt 3 nappal udvarias figyelmeztetés a fizetési linkkel és határidővel.

  Trigger: Before Payment Due
  Day Offset: 3

• T+2 nap follow-up: Távozás után 2 nappal köszönő e-mail értékeléskérő linkkel és visszatérő kuponnal az ismételt foglalás ösztönzésére.

  Trigger: After Booking End
  Day Offset: 2

Előnyök és értékajánlat

• Kevesebb no-show és késői érkezés a proaktív emlékeztetőknek köszönhetően.
• Gyorsabb kifizetések, kisebb adminisztráció a fizetési emlékeztetőkkel.
• Időmegtakarítás: az automatizált follow-up-ok kiváltják a manuális utánkövetést.
• Következetes márkaélmény a sablonokkal és vizuális beállításokkal.
• Átláthatóság és auditálhatóság az e-mail naplózással és ütemezett kézbesítéssel.

Kinek ajánlott?

• Szállásadóknak (apartmanok, vendégházak, kempingek), akik automatizálnák a check-in/house rules kommunikációt.
• Szolgáltatóknak és bérbeadóknak (eszközbérlés, teremfoglalás), ahol fontos az időben történő fizetés és az emlékeztetés.
• Túraszervezőknek, oktatóknak, rendezvényszervezőknek, akik több időponttal dolgoznak, és szeretnék minimalizálni a meg nem jelenést.
• Kis csapatoknak és egyéni vállalkozóknak, akiknek kritikus a hatékonyság és a professzionális megjelenés.

Elérhetőség és licenc

Az Email Reminders ma már nem külön bővítmény, hanem a WP Booking System beépített Notifications funkciójának része. A licencelés éves csomagokban történik; az e-mail értesítések a fő bővítmény funkciói közé tartoznak. Az SMS értesítések továbbra is külön add-onként érhetők el, ha többcsatornás kommunikációt szeretnél.