Ugrás a fő tartalomhoz

Ninja Forms - Excel Export

Bevezetés: mire való és milyen problémát old meg?​

A Ninja Forms – Excel Export egy hivatalos, prémium kiegészítő, amellyel a Ninja Forms űrlapbeküldéseit közvetlenül Excel-fájlba exportálhatod. Ahelyett, hogy CSV-vel és utólagos formázással bajlódnál, egy kattintással kapsz .xlsx vagy .xls fájlt, a szükséges mezőkkel és sorrendben. Így kevesebb az adatkonverzió, gyorsabbak a riportok, és az adatátadás is gördülékenyebb azok felé, akik Excelben dolgoznak.

Követelmények és előfeltételek​

  • Ninja Forms telepítve és aktív
  • Az érintett űrlapokon a Store Submission (Beküldés mentése) akció legyen bekapcsolva, hogy a beküldések a WordPress adatbázisban legyenek.
  • A szerveren elérhető PHP ZipArchive modul (különben az export nem fut).
  • Adminisztrátori hozzáférés a WordPress vezérlőpulthoz.

Telepítés és aktiválás​

  1. Telepítsd és aktiváld a kiegészítőt a WordPress bővítménykezelőn vagy a licenckezelő felületeden keresztül.
  2. Aktiváld a licencet (ha szükséges), hogy megkapd a frissítéseket és a támogatást.
  3. Ellenőrizd, hogy az űrlapjaidon aktív a Store Submission akció.

Fő funkciók, érthetően​

  • Natív Excel-export (.xlsx és .xls)
    Válaszd ki, melyik formátum a kompatibilisebb a csapatod számára. Az .xlsx modern, az .xls régebbi környezetekhez lehet hasznos.

  • Mezők kiválasztása és oszlopok sorrendezése
    Pipáld ki, mely mezőket exportáld, majd drag-and-drop módszerrel állítsd be az oszlopok sorrendjét. Így az exportált táblázat már a neked megfelelő struktúrával készül el.

  • Dátum- és értékalapú szűrés
    Szűrj egy adott időszakra, és pontosíts mezőfeltételekkel (például CONTAINS, IS EMPTY, GREATER THAN, LESS THAN). Ezzel kizárólag a releváns adatok kerülnek az Excelbe.

  • Egy felületen vezérelhető export
    A WordPressben a Ninja Forms > Excel Export menüben végzed az egész folyamatot: űrlap választása, szűrés, mező- és formátumbeállítás, letöltés.

  • Nincs beépített mennyiségi limit
    A korlátot a szerver erőforrásai határozzák meg. Nagy adathalmaznál érdemes időszakra vagy feltételekre szűrni.

Hogyan működik? – Lépésről lépésre​

  1. Nyisd meg: WordPress > Ninja Forms > Excel Export.
  2. Válaszd ki az űrlapot a listából.
  3. Állíts be szűréseket: dátumtartomány és/vagy mezőfeltételek.
  4. Jelöld ki az exportálandó mezőket, rendezd az oszlopokat.
  5. Válaszd ki a formátumot (.xlsx vagy .xls).
  6. Kattints a Download Excel file gombra.

Haladó szűrési példák​

  • Csak a hónap beküldései: kezdő dátum a hónap első napja, záró dátum a hónap utolsó napja.
  • VIP leadek: “Megjegyzés” CONTAINS “VIP”.
  • Minimum rendelésérték: “Összeg” GREATER THAN 100000.
  • Hiányos bejegyzések felkutatása: “Telefonszám” IS EMPTY.
Példa szűrés:
- Dátum: 2025-01-01 – 2025-03-31
- Feltétel 1: Mező = "Értékesítési státusz", Operátor = CONTAINS, Érték = "nyertes"
- Feltétel 2: Mező = "Összeg", Operátor = GREATER THAN, Érték = 250000

Gyakorlati használati esetek​

  • Gyors riportkészítés: Havi marketing lead riport csak a szükséges mezőkkel és sorrenddel, azonnal Excelben.
  • Pénzügyi egyeztetés: Megrendelési űrlapok exportja .xlsx-be, összegmezővel és dátummal, előkészítve a könyvelésnek.
  • Ügyfélszolgálati átadás: Releváns jegyek kiszűrése (pl. “Sürgős” CONTAINS “igen”), a csapat számára érthető oszlopsorrenddel.
  • Kutatás/elemzés: Adattisztítás Excelben, pivot kimutatások készítése közvetlenül a kiexportált fájlból.

Kapcsolódó automatizálás​

Az Excel Export manuális letöltésre optimalizált. Ha ütemezett, e-mailben érkező jelentésekre van szükséged, használd a Scheduled Submissions Export kiegészítőt. Az ütemezett jelentések CSV formátumban érkeznek, és a WordPress időzített feladatait (WP-Cron) használják.

Előnyök és értékajánlat​

  • Időmegtakarítás: nincs külön CSV–Excel konverzió és utóformázás.
  • Pontosság: célzott szűrések és mezőválasztás – csak a számodra fontos adatok kerülnek a fájlba.
  • Rugalmasság: oszlopsorrend és formátumválasztás, kompatibilitás régi és új Excel-verziókkal.
  • Egyszerűség: minden lépés egyetlen WordPress felületen.

Kinek ajánlott?​

  • Marketingeseknek: gyors lead- és kampányriportok.
  • Értékesítésnek és pénzügynek: megrendelések, ajánlatkérések struktúrált exportja.
  • Ügyfélszolgálatnak: eszkalációra és SLA-követésre célzott listák.
  • Kutatóknak és elemzőknek: Excel-alapú kimutatásokhoz tiszta bemeneti adatok.
  • Kis- és középvállalkozásoknak: adminisztráció és döntéstámogatás Excelben.

Hibaelhárítás​

  • Nem indul az export: ellenőrizd, hogy a szerveren elérhető a PHP ZipArchive modul.
  • Üres Excel fájl: győződj meg róla, hogy az űrlapon aktív a Store Submission, és valóban vannak beküldések a megadott szűrési feltételekre.
  • Hiányzó mezők: a mezőlista pipálásánál jelöld be a kért mezőket, és állítsd be a kívánt sorrendet.
  • Nagy adathalmaz miatti időtúllépés: szűkítsd a dátumtartományt, egyszerre kevesebb mezőt exportálj, vagy növeld a szerver erőforrásait.

Adatvédelem és megfelelőség​

Az Excel-fájlok gyakran személyes adatokat tartalmaznak.

  • Tárold a fájlokat biztonságos helyen, korlátozott hozzáféréssel.
  • Kövesd a szervezeti adatkezelési szabályokat és jogszabályi előírásokat.
  • Oszd meg csak azokkal, akiknek valóban szükségük van rá.

Összegzés​

A Ninja Forms – Excel Export gyors, pontos és rugalmas megoldás arra, hogy a WordPress űrlapadataidat natív Excel formátumban töltsd le. Célzott szűrés, egyéni oszlopsorrend és kétféle formátum segít abban, hogy azonnal használható táblázatot kapj – kevesebb utómunka, több értékteremtés. Automatizált, e-mailes jelentésekhez külön kiegészítő szükséges, CSV formátummal. A működéshez elengedhetetlen a Ninja Forms, a Store Submission akció és a ZipArchive modul.